教育訓練——如何設計才能避免「學用落差」？

在當今競爭激烈的商業環境中，中小企業主面臨著無數挑戰，其中之一便是在有限的資源下，如何有效地進行員工教育訓練。員工培訓不應被視為一項單純的支出，它其實是對企業未來的重要投資，更是公司是否能持續成長的關鍵之一！

然而，員工教育訓練，卻是不少中小企業主經常輕忽之處。因為資源有限，企業主在進行資源分配時，往往不會優先安排給教育訓練。但是，這樣的思維，就是讓企業主陷入「親自救火」之窘境的主要原因之一。

目  錄

1. 教育訓練是什麼？

2. 教育訓練的種類

3. 教育訓練的 6 大步驟

4. 教育訓練中常見的挑戰

5. 結語

我們都清楚「好人才」對企業的重要性，然而「人才」就像孩子，其實是需要「栽培」與「養成」的。很多人才，在進公司之初，擁有頂尖專業，然而，幾年過去了，他抱有的技術如果沒有與時俱進，落後便成了他的結局。

一個人落後事小，若是一群落後的人所組成的企業，那麼下一波被淘汰的，很可能就是企業本身了。

還有一種情況是，企業主願意提供員工學習上的幫助，卻因為不了解如何舉辦教育訓練，而交給不了解公司狀況的外部教育訓練機構負責。員工學完了卻無法回到崗位上應用，導致「教育訓練」揹上了「沒有成效」、「浪費時間」的罵名，最後淪為形式。這其實相當可惜！

本文會先介紹常見的教育訓練種類，提供幾種可能的訓練方式以及可行的籌辦步驟，最後也會談到在舉辦教育訓練過程中常見的挑戰與建議的解決方案。

教育訓練是什麼？

教育訓練，是指公司或組織為提升員工的專業技能、工作效能或加強團隊共識，所實施的一系列教育活動。

這些訓練可以是針對新進員工的入職訓練，也可以是對現有員工的在職訓練，甚至是更進階的儲備主管培訓。訓練的目的在於讓員工更好地適應職位需求，提升工作表現，以實現企業的目標目的。

教育訓練對企業文化的影響

LinkedIn 在「2022 全球人才趨勢報告」中指出，有 59％ 的職員將員工教育訓練列為改善企業文化的首要事項。顯見，公司提供這樣的發展有助於企業文化，而這其實也是相當合乎常理的。

試想，若公司氣氛懶散，多數職員都只想度過 8 小時下班，這樣的環境，能高效運作、產生創新思維嗎？反之，想像同事在彼此的身邊熱烈的討論，積極尋求進步與解答，處在這麼充滿動力的環境中，充實自己就成了跟上公司步伐的唯一路徑！

其實，大多數的員工都希望能在貢獻己力之際，也能提升個人實力或獲得成就感。而公司對員工的栽培，如同對員工的認可和獎勵，有助於提升工作滿意度以及對公司的忠誠度和向心力。

教育訓練的種類

1.  入職訓練

入職訓練的目的是讓新進職員儘早適應組織與工作。這部分可以透過公司組織架構、規章，以及職務說明，去協助新人認識公司文化、了解內部溝通方式，有效上手工作內容。這邊的訓練依訓練內容的不同，可能耗時數日到數週。

以商明國際為例，新人入職會有一套線上學習課程，從第一步「環境定位」、第二步「瞭解公司」到第三步驟「閱讀核心書籍」，同時也會實際進行「工作測試」。透過三步驟外加工作測試的方式，除了有效地協助新人定位及認識公司外，公司也能盡快雙向地確認該新進職員是否真的適合公司。

這種訓練的設計，最好能充分讓新人感受到公司的文化和善意，像是在商明國際的第一步「環境定位」的訓練中，特別設計了一些「大地遊戲」來讓新進職員探索公司的環境、尋找公司附近的美食等活動，讓新進同仁用遊戲的心情在陌生的環境中找到穩定的感覺。

許多中小企業容易輕忽入職訓練的重要性，因為遇缺補人，急於尋找即戰力，想要新人第二天就上工，而這其實是源自於企業主沒有建立出明確的組織架構和整體人力佈局之下，所採取的不得已做法。我們都想要人員盡快適應工作，然而若沒有打造好的基礎，放由新人自行摸索，反而可能導致更多混亂。

透過瞭解自身定位與職責，「入職訓練」可以有效幫助職員與他人協作以及完成產出，並正確地瞭解他們的角色如何有助於實現公司和團隊的目標。

2.在職訓練

在職訓練的目的是培養員工職位上必要的專業技能，通常會在工作場所進行，讓員工在實際的工作環境中學習和培養必要的技能。這種訓練方法能夠讓員工在執行職責的同時，直接學習到與其工作相關的技術和程序。

跟在工作場所外的教育訓練（又稱「職外訓練」）相比，在職訓練可以大幅降低「學習」與「應用」間的落差問題，領導者或主管可以依照情況為職員配置訓練；職員自己也可以依照所需提出申請。此外，在職訓練還具備即時應用與得到反饋的好處，有助於確認學習成果。

以商明國際為例，公司建有「職員教室」供職員學習，長期來看，在節省委外訓練成本之餘，還能保持不同批次職員的學習都是一致的，有效地打造「共同語言」，增加彼此的凝聚力！

3.儲備訓練

儲備訓練是一種職員訓練策略，目的是培養和發展具有潛力的人才，應對公司未來的領導和專業需求。這種訓練通常針對公司中具有領導潛力或特定專業能力的員工進行， 協助他們獲得更高階的職位所需具備的必要技能和領導者特質，並累積經驗，以便未來在關鍵職位空出時迅速遞補。

儲備訓練通常會包括多個方面的培訓，除了本身職務上的專業技能外，還透過管理技能、溝通能力等，建立全面的能力和良好的素養。

以員工角度而言，儲備訓練是達到更高職業成就的管道；而從公司的角度來看，儲備訓練可避免高階領導者離職的斷層，是值得進行的長期投資。

教育訓練的 6 大步驟

1.分析需求

確認需求是教育訓練的第一步驟，也是關鍵步驟。需求倘若錯誤，會降低員工學習動機，也無法有效增進效能。

在確認需求時，可以從兩個面向看：目標或問題。

從目標面向，領導者應該事先設定該次教育訓練欲達成什麼目標，例如：希望員工獲得何種技能或提升至哪個水平；從問題面向，領導者應鼓勵下屬提出當前遇到的困境，評估職員目前的技能水平或知識缺口，以確認學習需求。

2. 設計訓練計畫

自行提供訓練，可以有更好的學習成效，長期也能降低成本。

在設計訓練計畫時，應根據需求，設計課程大綱、教學目標和內容。同時也要依照情況去選擇訓練方法，如一對多面授、一對一面授、線上學習或演練等。

短期來說，自行設計職員訓練對中小企業可能會花費較大的資源，因此，建議企業主依照企業人數或訓練內容，選擇適合目前狀況的舉辦方式。一般建議可以由內部發起，從一對多或一對一面授開始做起，並把該次面授錄影下來，即可在未來重複播放。

倘若需要委外，也應有對口全程追蹤課程設計，並不斷與外部訓練公司或講師溝通釐清公司在該次訓練希望達到的目的，切莫只是「全數」交給外部公司來發想與規劃。

3. 實施訓練

實施訓練前，應事先通知參與者有關訓練計畫的資訊，告知預期達成的成果。

訓練期間則應按照設計好的大綱和時間表進行，避免突然插入的學習標旳，講師也應深入準備訓練內容，並採用適合職員的學習梯度與方法。

例如：如果職員普遍不熟悉A.i.的應用，那就要從「最初階」的A.i.應用開始規劃，切莫心急想在一次的訓練中就硬塞過量的新知或技能，還期待員工能全數吸收。

4. 監督和支援

訓練期間，講師可能無暇完善地顧及每位成員，因此需要另外安排人員支援，確保成員都能排除學習中的困難，成功跟上進度。

5. 評估和反饋

評估和反饋可以分成幾個層級，初步是簡單搜集受訓者對此訓練的反饋；更進一步也可以透過測驗，實際確認受訓者的學習成果。

6. 跟蹤和持續改進

教育訓練的重點在於是否能「實際將所學落實於工作中」，因此，領導者應指派人員追蹤教育訓練的知識和技能是否有真正應用於工作。未來才能依據觀察結果和現況，增刪或調整教育訓練的內容。

教育訓練中常見的挑戰和對策

在實施教育訓練時，可能會面臨到一些挑戰。這些挑戰可能會影響訓練的有效性和成果。以下是一些在教育訓練中常見的挑戰：

1. 資源限制

多數中小企業在預算和人力資源上相對有限，可能無法承擔昂貴的培訓費用或投入大量時間於員工培訓。然而，高品質的教育訓練程序往往需要較大的投資，包括培訓材料、外部講師和技術支援等，預算限制可能會影響到訓練的品質。

建議解決方案：

• 中小企業可以透過政府補助計劃、與職業學院合作或利用線上資源來減輕培訓成本。
• 初期真的沒有太多預算時，也可以嘗試由企業主本人，或者內部較有經驗的職員擔任講師，錄製教學內容，做為初步的教材。無論如何，有訓練都比沒有訓練來得好！

2.時間限制

LinkedIn 在 2018 年職場學習報告指出，職員認為他們無法學習的第一主因是缺乏時間。在訓練當下，仍要維持日常工作產出，以中小企業而言，勢必會有數小時至數日的停滯，領導者若無法協助職員調配工作進度，員工可能因為日常工作繁忙而難以抽出時間參加訓練。

建議解決方案：

• 彈性安排培訓時間：安排時程較短的培訓課程，如午休後30分鐘讀書會，或工作日結束前的半小時課程等，減少對員工工作的干擾。
• 分階段培訓：將長期培訓計畫分解為多個短計畫，讓員工可以自行安排不同的時間逐步完成，讓員工靈活地安排工作和學習時間。
• 線上課程：利用線上學習平台，讓員工可以在任何有空的時間進行學習。
• 工作整合式學習：將學習活動與日常工作任務結合，設計實用的在職訓練，讓員工在完成工作的同時獲得必要的技能提升。
• 提前計劃與通知：確保所有培訓活動都有充分的前期計劃和員工通知，並且讓員工充分理解公司對於員工訓練的重視，讓他們有足夠的時間安排調整工作計畫。

3.學用落差

若訓練內容與實際工作脫節，或未因應職位或個人需求調整，將導致員工無法看到學習的好處、不知為何而學，當然也就無法學以致用。這是相當可惜的。

建議解決方案：

• 需求導向的培訓內容設計：進行詳細的需求分析，確定員工和公司的實際需求，並根據這些需求設計培訓內容，確保培訓與員工的日常工作緊密相連。
• 個性化學習計劃：為不同員工設計個性化的學習路徑，考慮他們的職位、技能水平和職業發展目標，使培訓更加具體和針對性。
• 實務操作與案例分析：增加實際操作的比重，通過案例研究和模擬練習使學習內容與實際工作情境相結合，提高學習的實用性。
• 持續的職涯發展支持：將培訓與員工的職涯發展結合，提供持續的學習和成長機會，搭配公正透明的升遷制度，讓員工明確感受到學習帶來的直接好處。
• 績效評估與反饋：將培訓成果與員工的績效評估系統相連接，定期評估培訓效果，並根據員工的表現和反饋調整培訓計畫。

4.技術更新迅速

邁入A.i.時代，各產業的技術和知識變化飛快，真的需要持續的培訓和學習才能保持競爭力，這對於跟不上技術更新速度的企業來說，是一大挑戰。

建議解決方案：

• 建立持續學習文化：鼓勵員工不斷學習新技術，並提供他們時間和資源的支持。
• 合作與夥伴關係：與專業的培訓機構或高等教育機構建立夥伴關係，獲取最新的技術培訓。
• 有意識地追蹤產業的最新資訊：身為企業主，最好能協同公司負責舉辦教育訓練的主管，一起定期訂閱產業雜誌、定期逛逛競業或同行的網站，參加相關產業會議和研討會，保持對最新技術動態的了解。如此，才能確保所設計的教育訓練與時俱進。
• 內部知識分享：定期舉辦內部工作坊、讀書會或技術分享會，促進內部的知識交流和技能的互補。

透過以上這些策略，中小企業可以更有效地應對技術迅速變化的挑戰，提升企業的競爭力和創新能力。

結語

對於中小企業而言，員工培訓絕對是一種關鍵的「投資」。透過有效的培訓策略，不僅能提升員工的職業技能，更能為企業帶來長期的利益。強化競爭力、創造健康有效的工作環境，這一切都指向同一目標：企業的持續成長與擴展！

正因為教育訓練具有如此高的價值，且在實施過程中可能會遇到各種挑戰，因此，建立一個專門負責員工培訓的職責變得尤為重要。

如同商明國際在「組織架構」一文中所提到的，在七大部門的第五部門中，有一個職責就是專門負責規劃員工的教育訓練。既然它被定義為一個「職責」，便能確保這個職責不會被忽視，將會常態性地進行，而且也要計算其績效！這樣的安排，將有助於確保培訓的成功和有效性。

公司的經營，從來就不容易。身為企業主的你，需要為公司設定清晰的目標和方向，打造優良的企業文化。慶幸的是，這些都有明確且證實可行的方式，藉由環環相扣的管理系統互相協作，再搭配有效的教育訓練，公司的成長指日可待！